Organiser un voyage d’affaires ne se limite pas à réserver un vol et un hôtel. Derrière chaque déplacement professionnel se cachent de nombreux coûts indirects qui peuvent rapidement alourdir la facture. Pour optimiser ces dépenses, de plus en plus d’entreprises font appel à une travel management company. Mais quels sont réellement ces coûts cachés et comment un partenaire extérieur peut-il vous aider à les réduire ? Décryptage.
Les différentes sources de coûts cachés lors d’un voyage d’affaires
1. Temps de recherche et de planification
Le temps, c’est de l’argent. Et lorsqu’un employé passe des heures à rechercher les meilleures options de vol ou d’hébergement, ce temps n’est pas utilisé pour des tâches productives. En moyenne, la préparation d’un voyage professionnel peut prendre jusqu’à 6 heures de travail, réparties entre la comparaison des offres, la validation des disponibilités et la réservation. Ces heures, multipliées par le salaire horaire de l’employé, peuvent représenter un coût significatif pour l’entreprise.
2. Frais administratifs et gestion des notes de frais
Les notes de frais sont souvent une source de stress pour les employés et les services comptables. Mauvais justificatifs, erreurs de saisie, retards dans les remboursements… Ces problématiques engendrent non seulement des pertes de temps mais aussi des coûts supplémentaires liés aux traitements administratifs. Une mauvaise gestion des notes de frais peut également conduire à des litiges internes ou des erreurs fiscales coûteuses.
3. Conditions tarifaires peu avantageuses
Réserver un billet d’avion ou une chambre d’hôtel au dernier moment entraîne souvent des surcoûts. De plus, sans expertise spécifique, il est difficile de négocier des tarifs préférentiels auprès des prestataires. Une entreprise sans partenaire dédié risque de passer à côté de remises importantes ou de conditions plus flexibles en cas d’annulation ou de modification de voyage.
4. Coûts liés aux imprévus
Retard de vol, annulation, changement d’horaire de dernière minute… Les imprévus sont fréquents lors des déplacements professionnels. Chaque situation imprévue peut engendrer des frais supplémentaires : nouvelles réservations, pénalités, voire nuits supplémentaires à l’hôtel. Sans l’accompagnement d’un professionnel, gérer ces aléas peut rapidement devenir coûteux.
Comment un partenaire extérieur peut-il vous faire économiser ?
1. Gain de temps et efficacité organisationnelle
En externalisant la gestion des voyages d’affaires à une travel management company, les entreprises libèrent du temps précieux pour leurs équipes. Le partenaire prend en charge toutes les étapes du processus, de la réservation à la gestion des imprévus, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur leurs missions principales.
2. Accès à des tarifs négociés et à des offres exclusives
Les agences spécialisées bénéficient souvent de partenariats avec des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières ou des loueurs de voitures. Grâce à leur volume de réservation, elles peuvent obtenir des tarifs préférentiels ou des avantages supplémentaires (surclassement, annulation gratuite, flexibilité des horaires…). Ces économies directes permettent d’alléger considérablement le budget déplacements.
3. Optimisation des processus administratifs
Un bon partenaire externe propose également des solutions de gestion des notes de frais automatisées. En réduisant les tâches manuelles, ces outils minimisent les risques d’erreur et accélèrent le traitement des remboursements. De plus, ils permettent d’obtenir une vision claire et détaillée des dépenses engagées, facilitant ainsi l’analyse budgétaire.
4. Anticipation et gestion des imprévus
En cas de problème, une agence dédiée dispose des ressources nécessaires pour réagir rapidement : modification de réservations, recherche de solutions alternatives, négociation avec les prestataires… L’entreprise évite ainsi des coûts imprévus tout en assurant le confort et la sécurité de ses collaborateurs en déplacement.
Avoir son TMC : Une collaboration gagnante sur le long terme
Les coûts cachés d’un voyage d’affaires peuvent représenter un véritable gouffre financier pour les entreprises. En faisant appel à un partenaire extérieur, comme une travel management company, il est possible de réaliser des économies significatives tout en optimisant l’organisation des déplacements. Au-delà de la réduction des dépenses, cette collaboration offre une plus grande sérénité aux équipes, une gestion simplifiée et une meilleure anticipation des imprévus. À l’heure où chaque euro compte, il est peut-être temps de repenser votre stratégie de gestion des voyages professionnels.
