Même les voyageurs d’affaires les plus chevronnés peuvent tomber dans certains pièges qui rendent les déplacements stressants et coûteux. Pour éviter ces désagréments, voici les erreurs courantes à ne pas commettre et comment les contourner.
1. Ne pas utiliser les applications de voyage
Pourquoi c’est une erreur :
S’appuyer uniquement sur les confirmations par e-mail peut sembler pratique, mais cela vous expose à des complications. Les e-mails peuvent se perdre dans la masse, et vous risquez de manquer des informations cruciales comme les changements de porte d’embarquement ou les retards de vol.
Comment l’éviter :
Les applications de voyage sont vos meilleures alliées. Par exemple, les applications des compagnies aériennes vous permettent de vous enregistrer en ligne, de recevoir des notifications en temps réel sur les retards, et même de modifier vos réservations si nécessaire. Les applications hôtelières, quant à elles, vous offrent la possibilité de vous enregistrer à distance et d’accéder à votre chambre via une clé numérique, contournant ainsi l’attente à la réception. Pour les repas, utilisez des applications comme OpenTable pour réserver des restaurants, et pensez à télécharger des applications locales de taxi si les services de covoiturage ne sont pas disponibles dans votre destination. Enfin, en cas de retard ou d’escale, des applications dédiées peuvent vous aider à localiser les salons d’aéroport pour un moment de détente.
2. Dépenser trop d’argent dans un hôtel
Pourquoi c’est une erreur :
Payer le plein tarif pour une chambre d’hôtel, alors que d’autres bénéficient de réductions significatives, peut alourdir inutilement votre budget. Les tarifs des chambres d’hôtel varient souvent selon la méthode de réservation, et il n’est pas rare que des offres spéciales ne soient pas disponibles sur les sites de réservation classiques.
Comment l’éviter :
Pour économiser sur les frais d’hôtel, exploitez les partenariats de voyage et les outils tiers. Par exemple, certaines plateformes comme UNA proposent des remises moyennes de 26 % sur les chambres, par rapport aux prix publics. En vous associant à d’autres entreprises, vous pouvez également bénéficier de tarifs de groupe sans avoir à passer par des intermédiaires. Une autre stratégie consiste à appeler directement l’hôtel pour négocier un tarif réduit. Bien que cette méthode prenne plus de temps, elle peut parfois porter ses fruits, surtout si vous avez l’habitude de séjourner dans la même chaîne hôtelière.
3. Ne pas suivre correctement ses dépenses
Pourquoi c’est une erreur :
L’accumulation de petites dépenses non suivies peut rapidement devenir un casse-tête financier, surtout si vous perdez des reçus ou oubliez de les comptabiliser. Les frais de voyage sont souvent plus fréquents que vous ne le pensez, et chaque omission peut représenter un manque à gagner lors de votre remboursement.
Comment l’éviter :
Utilisez la technologie à votre avantage pour garder un œil sur vos dépenses. De nombreuses plateformes offrent des outils de suivi des dépenses faciles à utiliser, qui permettent d’enregistrer vos frais en temps réel. Prenez l’habitude de photographier vos reçus dès que vous les recevez et téléchargez-les dans une application dédiée dès que possible. Si vous travaillez pour une entreprise, celle-ci propose probablement une application de suivi des dépenses via son fournisseur de services de paie. Si vous êtes indépendant, explorez les applications de suivi des dépenses qui s’intègrent bien à vos systèmes de facturation et de comptabilité. Une gestion rigoureuse des dépenses dès le début du voyage vous évitera bien des tracas.
4. Adopter des habitudes de voyage malsaines
Pourquoi c’est une erreur :
Lorsque vous voyagez fréquemment, il est tentant de choisir la facilité : fast-foods, snacks d’aéroport, repas pris sur le pouce. Cependant, ces choix peuvent rapidement nuire à votre santé, et l’accumulation de mauvaises habitudes peut avoir des effets néfastes sur votre bien-être à long terme.
Comment l’éviter :
Prenez soin de votre santé en adoptant des habitudes alimentaires plus saines, même en voyage. Évitez les snacks offerts par les compagnies aériennes, souvent riches en sel et en sucre, et préférez boire de l’eau plutôt que de l’alcool, surtout en avion, où la déshydratation est fréquente. À votre arrivée, faites un petit repérage pour trouver des restaurants qui proposent des options équilibrées. Le sommeil est également un facteur crucial pour rester en forme. Essayez de maintenir votre routine de sommeil habituelle, même en cas de décalage horaire. Pour les longs voyages, planifiez un vol de nuit pour minimiser l’impact du jet lag. Enfin, intégrer de l’exercice dans votre emploi du temps vous aidera à mieux dormir et à rester énergique tout au long de votre voyage.
Les voyages d’affaires peuvent être exigeants, mais en évitant ces erreurs courantes, vous pouvez rendre vos déplacements plus agréables, plus efficaces et moins stressants. Adoptez les bonnes pratiques, utilisez les outils à votre disposition, et n’oubliez pas de prendre soin de vous. Ainsi, vos voyages se dérouleront sans encombre et vous permettront d’accomplir vos objectifs professionnels avec sérénité.
